Jak rozliczyć kilometrówkę w 2026 roku? Oto kluczowe zasady, o których warto wiedzieć

Czym jest kilometrówka i kogo dotyczy?

Kilometrówka to potoczna nazwa ewidencji przebiegu pojazdu – dokumentu, na podstawie którego rozlicza się używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Dotyczy przede wszystkim dwóch sytuacji:

• zwrotu dla pracownika, który jeździ własnym autem w sprawach firmy (jazdy lokalne, dojazdy do klientów, delegacje),
• rozliczeń w podróżach służbowych, gdy pracownik korzysta z prywatnego pojazdu zamiast służbowego.

Co istotne, właściciel jednoosobowej działalności od 2019 roku nie musi prowadzić już kilometrówki, by rozliczyć własne auto osobowe wykorzystywane w sposób mieszany (prywatno-służbowy) w kosztach PIT – zamiast tego może odliczać 20% wydatków eksploatacyjnych. Natomiast jeśli przedsiębiorca chce odliczać 100% wydatków eksploatacyjnych oraz pełny VAT od auta używanego wyłącznie do celów firmowych, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT i PIT, złożyć formularz VAT-26 i posiadać regulamin użytkowania pojazdu. Kilometrówka pozostała więc także narzędziem rozliczeń pracowniczych.

Ile wynoszą stawki kilometrówki w 2026 roku?

Stawki kilometrówki w 2026 r. za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie uległy zmianie i pozostają na poziomie ustalonym od 17 stycznia 2023 roku na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury: ● 0,89 zł – samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³,

• 1,15 zł – samochód osobowy o pojemności powyżej 900 cm³,
• 0,69 zł – motocykl,
• 0,42 zł – motorower.

Kwotę zwrotu obliczasz, mnożąc liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, potwierdzonych w ewidencji przebiegu pojazdu, przez właściwą stawkę.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Rozliczenie kilometrówki wymaga rzetelnej ewidencji, którą prowadzi osoba używająca pojazd, a zatwierdza pracodawca. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT oraz ustawy o VAT, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejnego wpisu,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia podróży,
• stan licznika na start i na koniec,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• cel wyjazdu,
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Brak którejś z tych informacji może podważyć rozliczenie podczas kontroli. Ewidencję warto uzupełniać na bieżąco, a nie odtwarzać po fakcie – to najczęstsze źródło pomyłek.

Czy kilometrówka obowiązuje za delegacje zagraniczne?

Zgodnie z prawem zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych dotyczy zarówno podróży służbowych w kraju i za granicą. W drugim przypadku dodatkowo mają jednak zastosowanie przepisy rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, gdzie wskazane są szczegółowe zasady dotyczące diet i limitów noclegowych.

Co ważne, warunki rozliczenia takiej podróży mogą być regulowane odrębnymi umowami. Pamiętaj też, że krajowe stawki kilometrówki nie zawsze są adekwatne do realnych kosztów eksploatacji pojazdu poza granicami, m.in. ze względu na różnice w cenach paliwa.

Jakie zmiany szykują się w kilometrówce?

Ministerstwo Infrastruktury przygotowało projekt nowelizacji, zgodnie z którym stawki mają zależeć od mocy silnika i rodzaju napędu, co pozwoli objąć rozliczeniem także samochody elektryczne i hybrydowe. Dziś przepisy w odniesieniu do nich są niejednoznacznie, a pojazdy tego typu są coraz bardziej popularne. Ponieważ na razie jest to projekt, do czasu wejścia w życie nowych przepisów obowiązują dotychczasowe stawki. Warto jednak śledzić zmiany, zwłaszcza jeśli firma i jej pracownicy korzystają z aut o napędzie alternatywnym.

Artykuł sponsorowany