Program do warsztatu samochodowego – przegląd aplikacji, która najlepsza?

Dlaczego warto mieć program do warsztatu samochodowego?

Jest wiele powodów do tego, aby zainwestować w dobry program do warsztatu samochodowego. Poniżej wskazujemy kilka największych zalet, jakie zapewnia profesjonalne oprogramowanie warsztatowe. Należą do nich m.in.:

• Czytelne zapisywanie informacji – w przypadku notatników i kalendarzy bardzo często właściciele wykorzystują jedną kartkę jako jeden dzień pracy warsztatu. Zapisywanie informacji w ten sposób jest nieefektywne i zwykle mało czytelne. Niekiedy bardzo trudno jest też określić, jak długo trwać będzie dane zlecenie, co może skutkować odwołaniem kolejnych wizyt. Planowanie pracy mechaników w taki sposób jest mało efektywne. Cyfrowy program z planem dnia sprawdza się znacznie lepiej. O wiele prościej zaplanować w nim pracę mechaników na kilka najbliższych dni, zwracając uwagę na obciążenie oraz zajętość każdego z pracowników i stanowisk. Wszystkie informacje są także czytelne, również po naniesieniu zmian, czego nie można powiedzieć o skreśleniach i poprawkach wykonanych długopisem.
• Precyzyjne umawianie klientów – dobrze zaplanowany grafik, uwzględniający obciążenie stanowisk i pracy mechaników, pozwala precyzyjnie umawiać klientów. Warsztat nie musi niepotrzebnie przetrzymywać aut na placu. Natomiast klient będzie zadowolony, że może odebrać samochód w krótkim czasie po zostawieniu pojazdu w warsztacie.
• Efektywne wykorzystanie stanowisk – w wielu warsztatach określone stanowiska są dedykowane konkretnym naprawom (np. stanowisko z geometrią kół). Program do warsztatu samochodowego pozwala zaplanować zajętość stanowisk i skrócić czas oczekiwania na ich zwolnienie. Dzięki temu łatwiej też wypełnić luki, co pozwoli zwiększyć przychód warsztatu.
• Optymalne wykorzystanie specjalizacji pracowników – w każdym warsztacie pracują mechanicy o różnych specjalizacjach, z innym poziomem kompetencji i doświadczeniem. Oprogramowanie warsztatowe pozwala przypisywać pracowników do stanowisk i zleceń w obszarze swojego doświadczenia i zakresu wiedzy.
• Zebranie wszystkich zleceń w jednym miejscu – niezależnie od tego, jaką metodą warsztat pozyskuje zlecenia (np. telefonicznie, ręcznie), wszystkie informacje są zapisywane w programie. Pozwala to oszczędzić sporo czasu przy szukaniu informacji o naprawie.
• Dostęp do historii napraw i danych klientów – program do warsztatu samochodowego stanowi bazę wszystkich wykonanych napraw i wyszukiwarkę klientów, którzy korzystali z usług serwisu (np. po numerze telefonu, danych osobowych, numerze rejestracyjnym samochodu).
• Stały dostęp i bezpieczeństwo przechowywanych danych – wszystkie dane najczęściej są przechowywane w chmurach. Dlatego warsztat ma stały dostęp do bazy zleceń i klientów z każdego komputera czy nawet urządzenia mobilnego. Trudno o to w przypadku papierowego zeszytu czy kalendarza.

Najważniejsze funkcje oprogramowania warsztatowego

Bez wątpienia program do warsztatu samochodowego może przynieść serwisowi mnóstwo korzyści. Przede wszystkim jest to duża oszczędność czasu, a co za tym idzie również pieniędzy i szansa na poprawę rentowności biznesu. Oczywiście wiele zależy od funkcjonalności danej aplikacji. Poniżej wskazujemy najważniejsze funkcje, jakie powinno mieć dobre oprogramowanie do warsztatu:

• zarządzanie klientami (m.in. możliwość dodawania i edytowania informacji o klientach, wgląd w historię zleceń klientów, naprawy i zadania do realizacji na rzecz konkretnego klienta);
• zarządzanie zleceniami i naprawami (m.in. możliwość dodawania i edytowania zleceń wraz z wyceną, dodawanie zdjęć, historia zleceń, wydruk protokołów dla klientów);
• baza pojazdów (m.in. wgląd w historię napraw pojazdu po numerze VIN lub numerze rejestracyjnym pojazdu, określanie czasu naprawy poszczególnych pojazdów);
• rachunkowość i księgowość (m.in. możliwość wystawiania faktur i paragonów fiskalnych, wgląd w historię wystawionych dokumentów);
• zamawianie części (m.in. możliwość zamówienia części bezpośrednio z hurtowni, widoczność stanów magazynowych);
  powiadomienia dla klientów (m.in. możliwość wysyłania powiadomień do klientów poprzez wiadomość SMS o wykonanych naprawach, promocjach, rabatach itp.);
• szybkie dodawanie danych auta (m.in. możliwość współpracy z czytnikiem kodów AZTEC, co pozwala automatycznie sczytywać dane z dowodu rejestracyjnego pojazdu).

Przeczytaj też: “Gdzie znaleźć numer VIN pojazdu?“

Jak wybrać najlepszy program do warsztatu samochodowego?

Jak zauważyliśmy wyżej, na rynku jest wiele aplikacji do zarządzania serwisem mechanicznym. Dlatego wybór najlepszego oprogramowania jest po prostu trudny. Żeby mieć pewność, że jest to optymalna aplikacja dla warsztatu, przed podjęciem ostatecznej decyzji należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, tj.:

• Miejsce przechowywania danych – do wyboru są oprogramowania typu desktop, a więc programy dostarczane przez producenta lub do pobrania i instalacji na komputerze. Plusem takiego rozwiązania jest fakt, że nie ma konieczności połączenia z Internetem, minusem – jest dostępne tylko na sprzęcie, na którym zostało ono zainstalowane, aczkolwiek jedną licencję zazwyczaj można wykorzystać na kilku urządzeniach. Alternatywą jest oprogramowanie udostępniane za pomocą Internetu (SaaS). Taki program ma formę strony internetowej z indywidualnym kontem do logowania. Konieczne jest wówczas połączenie z siecią, aczkolwiek z programu korzystać można na dowolnym urządzeniu.
• Sposób rozliczania – zwykle jest on powiązany z rodzajem oprogramowania. W przypadku programów w formie platformy SaaS najczęściej jest to abonament, przy programie desktopowym – licencja.
• Aktualizacje – przy programach typu SaaS aktualizacja jest oczywista i użytkownicy programu mają dostęp do najnowszej wersji. Jeżeli jest to oprogramowanie desktopowe, za aktualizację należy zapłacić. W zależności od programu roczny koszt z tego tytułu waha się od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Niektórzy producenci programów offline dają gwarancję stałej lub czasowej aktualizacji, ale zwykle kosztem wyższej ceny zakupu licencji.
• Funkcje – im bardziej funkcjonalny program do warsztatu samochodowego, tym lepiej. Pośród najważniejszych funkcji wymienić należy możliwość dodawania i edytowania zleceń, planowania pracy mechaników, wyceny napraw, generowania faktur i raportów, sczytywania kodów AZTEC, przypisywania towarów do napraw z magazynu czy importu towarów. Konieczne moduły to również terminarz czy powiadomienia SMS dla klientów.
• Cena – kwestia kosztów zawsze jest sprawą indywidualną. Oczywiście, jeżeli obydwa oprogramowania są niemal identyczne, warto wybrać program, który jest tańszy.
• Wersja demo lub okres testowy – jeżeli producent daje taką możliwość, warto przetestować dany program do obsługi pracy warsztatu. Wersja demonstracyjna pozwoli poznać funkcje programu i ocenić, czy oprogramowanie jest wystarczająco intuicyjne. Jeszcze lepiej, jeżeli przez pewien okres program można testować bez ponoszenia kosztów.
• Korzystanie na urządzeniach mobilnych – wiele programów jest tworzonych wyłącznie z myślą o komputerach. Tymczasem urządzenia typu smartfon czy tablet mają coraz szersze zastosowanie. Dlatego warto sprawdzić, czy z programu do warsztatu samochodowego można komfortowo korzystać na urządzeniach mobilnych.
• Opinie klientów – do ocen w Internecie trzeba podchodzić z dystansem. Jednak liczne dobre opinie o danej aplikacji jasno wskazują, że oprogramowanie spełnia wymagania i potrzeby użytkowników. Opinii o programach do warsztatów szukać można na forach motoryzacyjnych, Facebooku czy w Google.

Aplikacje do zarządzania warsztatem samochodowym – przegląd dostępnych rozwiązań

Trzeba sprawiedliwie przyznać, że rynek jest obecnie bardzo bogaty w programy do warsztatu samochodowego. Poniżej wskazujemy najpopularniejsze aplikacje, które w mniejszym lub większym stopniu usprawniają zarządzanie serwisem:

• MotoWarsztat – intuicyjne i proste w obsłudze oprogramowanie warsztatowe oparte o chmurę, stworzone przy współpracy z właścicielami zakładów i mechaników, dodatkowo ciągle ulepszane, również o funkcje sugerowane przez klientów. Aplikacja daje pełną kontrolę nad warsztatem i pozwala zoptymalizować przebieg procesu pracy. Oprogramowanie zawiera w sobie moduły zleceń i wycen, kalendarza, bazy pojazdów, magazynu, importu towarów, rachunkowości i powiadomień. Osobny panel jest dla pracowników, a to wszystko w niskiej cenie włącznie z wersją darmową. Pełną wersję można testować przez 30 dni za darmo.
• Warsztat24 – oprogramowanie desktopowe bogate w podstawowe funkcje, które są przydatne w warsztacie samochodowym. Program wymaga zakupu jednorazowej licencji, ale wszystkie dane są tutaj przechowywane lokalnie na komputerze. Oprócz zakupu licencji należy liczyć się z dodatkowym kosztem rocznej aktualizacji i opłatą za wysyłanie SMS-ów. Użytkownik ma możliwość dodawania zleceń, planowania prac, sprawdzania historii napraw, zamawiania części, wystawiania dokumentów, wysyłania powiadomień do klientów itp.
• eSowa – oprogramowanie dostarczone przez Inter Cars. Pośród funkcjonalności jest m.in. tworzenie zleceń warsztatowych, przypisywanie mechaników do naprawy, wyszukiwanie zleceń, wystawianie faktur i tworzenie baz klientów. Licencja startowa to koszt 1500 złotych za jedno stanowisko. Za kolejne trzeba zapłacić 1000 złotych lub 2000 złotych za trzy stanowiska. Alternatywą jest roczny abonament w cenie 250 złotych za stanowisko.
• Integra Car 7 – oprogramowanie desktopowe o modułowej budowie, które pozwala usprawnić proces przyjmowania, wyceny i naprawy samochodów. Pośród funkcji wymienić należy m.in. zlecenia naprawy, dostęp do historii serwisowej, terminarz, fakturowanie, obsługa dostaw i magazynu, powiadomienia czy raporty.
• Moduł warsztatowy programu Firma2000 – dodatkowy moduł programu firma 2000. Posiada m.in. zintegrowaną obsługę danych naprawczych i serwisowych. Dla większej funkcjonalności program trzeba rozbudować o moduły HaynesPro i aplikację F24.

Oczywiście jest to tylko część aplikacji warsztatowych dostępnych na rynku. Jednak z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że to najpopularniejsze aplikacje wykorzystywane przez serwisy motoryzacyjne.

Nasz wybór: najlepszy program do warsztatu samochodowego – MotoWarsztat